Obligaciones laborales clave para las empresas en 2026

 

Con el inicio de un nuevo año, es un buen momento para revisar y tener presentes las principales obligaciones empresariales en materia laboral.

Hemos preparado un breve resumen con los aspectos más relevantes que las empresas deben tener en cuenta actualmente en relación con sus trabajadores y trabajadoras.

Si necesitáis ampliar información o contar con un asesoramiento personalizado sobre alguno de estos puntos, nuestro equipo está a vuestra disposición para resolver cualquier duda y ofrecer el apoyo necesario.

Obligaciones Generales para Todas las Empresas:

1. TENER CONTRATADO UN SERVICION DE PREVENCIÓN.
2. CUMPLIR CON LOS REGISTROS DE JORNADA DE LOS TRABAJADORES/AS Y CALENDARIOS LABORALES.
3. ACUERDOS DE TELETRABAJO (cuando se teletrabaja un 30% de la jornada o más).
4. REGISTRO SALARIAL.
5. CUMPLIR CON LOS POSIBLES SEGUROS DE CONVENIO OBLIGATORIOS.
6. CUMPLIR CON LA LOPD (protección de datos).
7. FORMACIONES OBLIGATORIAS
8. COMUNICAR LA APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO.
9. DESCONEXIÓN DIGITAL

Obligaciones Adicionales para Empresas con Más de 50 Trabajadores:

1. PLAN DE IGUALDAD
2. AUDITORIA RETRIBUTIVA
3. RESERVA DEL 2% DE EMPLEO DE PERSONAL CON UNA DISCAPACIDAD RECONOCIDA DEL MÍNIMO 33%.
4. CANAL DE DENUNCIAS

 

1. TENER CONTRATADO UN SERVICION DE PREVENCIÓN

Contar con un servicio de prevención y disponer de una evaluación de riesgos laborales actualizada no solo es una obligación legal, sino una medida esencial para proteger tanto a los trabajadores/as como a la propia empresa.

Una adecuada gestión preventiva permite identificar los posibles riesgos del puesto de trabajo y adoptar las medidas necesarias para evitarlos. La falta de estas medidas puede tener consecuencias muy graves: si un trabajador sufre un accidente laboral derivado de una deficiente prevención, la empresa podría enfrentarse a demandas por daños y perjuicios y a indemnizaciones de gran cuantía, especialmente en casos de lesiones graves o permanentes.

Además, los servicios de prevención son los responsables de realizar los reconocimientos médicos a los trabajadores, una obligación regulada expresamente por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Su artículo 22 establece que:

“El empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo.”

Por su parte, el artículo 197 de la Ley General de la Seguridad Social (Capítulo X, Sección Segunda) dispone en su punto 2 que:

“El incumplimiento por parte de la empresa de la obligación de efectuar los reconocimientos médicos previos o periódicos la constituirá en responsable directa de todas las prestaciones que puedan derivarse, en tales casos, de enfermedad profesional, tanto si la empresa estuviera asociada a una Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, como si tuviera cubierta la protección de dicha contingencia en una entidad gestora.”

Desde Ascofi Berria, recomendamos revisar periódicamente la situación preventiva de cada organización. Si todavía no contáis con un servicio de prevención o queréis valorar alternativas, podemos poneros en contacto con diferentes empresas especializadas para ayudaros a encontrar la que mejor se adapte a vuestras necesidades.

 

1. CUMPLIR CON LOS REGISTROS DE JORNADA DE LOS TRABAJADORES/AS Y CALENDARIOS LABORALES

La Inspección de Trabajo está reforzando las campañas de control sobre el registro de jornada, por lo que es fundamental que todas las empresas tengan implantado un sistema fiable y actualizado.

El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave en materia laboral (art. 7.5 de la LISOS), con sanciones de entre 751 y 7.500 euros. Sin embargo, el Gobierno ha anunciado la futura aprobación de un nuevo Real Decreto que modificará el sistema actual y reforzará su control, previendo que las multas por incumplimiento puedan superar los 10.000 euros.

Este nuevo modelo, que aún no ha sido publicado oficialmente, establecerá la obligatoriedad de llevar el registro en formato digital, garantizando que sea trazable, inalterable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo. Además, incluirá información más completa, como pausas, horas extra y modalidad de trabajo (presencial o remoto). Su entrada en vigor está prevista entre finales de 2025 y comienzos de 2026.

Mientras tanto, el sistema actual debe seguir cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019:

• Reflejar la hora de inicio y fin de la jornada.
• Conservar los registros durante al menos cuatro años.
• Incluir a todo el personal, también el teletrabajador o híbrido.
• Garantizar un registro claro, veraz y accesible para la plantilla y la Inspección.
• Respetar los descansos diarios y semanales.

Especial atención merece el personal a tiempo parcial, ya que la falta de registro puede obligar a la empresa a pagar la jornada completa, además de posibles horas extraordinarias reclamadas judicialmente.

De forma complementaria, todas las empresas deben disponer de un calendario laboral anual, conforme al artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores. Este documento debe detallar las jornadas laborales, horarios, festivos, descansos y vacaciones, y debe estar expuesto en un lugar visible del centro de trabajo o accesible de forma digital para toda la plantilla.

El calendario laboral sirve como referencia organizativa y es un elemento que la Inspección también revisa en las actuaciones de control. La falta de su publicación puede derivar en requerimientos y sanciones administrativas.

Desde Ascofi Berria podemos poneros en contacto con diferentes empresas de control laboral para encontrar la que más se ajuste a vuestras necesidades.

* En vinculación con el punto sexto “CUMPLIR CON LA LOPD”, el fichaje mediante huella digital o reconocimiento ocular/facial incumpliría con esta normativa de protección de datos por lo que aconsejamos no usar ese método o modificarlo en caso de tenerlo en aplicación.

 

1. ACUERDOS DE TELETRABAJO.

Cuando la persona trabajadora realiza en remoto el desarrollo de su trabajo en un 30% de su jornada o más, debe realizarse un acuerdo de teletrabajo. Este es un acuerdo donde se regulan todas las condiciones vinculadas a esta modalidad de trabajo (si hay cesión de materiales por parte de la empresa, si el acuerdo es temporal o vitalicio, sanciones en caso de incumplimiento, gastos, etc.).

La pregunta más habitual es sobre los gastos, la empresa deberá costear los gastos asociados a la implementación del trabajo a distancia. La forma de compensación por los gastos asociados deberá ser fijada de común acuerdo o en todo caso, en el convenio colectivo de trabajo donde se inscriba la empresa. Algunos convenios ya regulan unas condiciones mínimas para el teletrabajo, pero no todos ni la mayoría, por lo que habría que acudir a la regulación establecida por la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.

“El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.”

En cuanto a la obligatoriedad de conceder el teletrabajo, los tribunales han aclarado que el derecho a la conciliación no es absoluto. Así, la Sentencia 80/2023, de 2 de marzo de 2023, del Juzgado de lo Social nº 1 de Vigo, establece que la solicitud de teletrabajo debe estar fundamentada y conciliar las necesidades de la persona trabajadora con las organizativas de la empresa.

 

1. REGISTRO SALARIAL.

Todas las empresas, con independencia de su tamaño o número de trabajadores, están obligadas a elaborar un registro retributivo conforme al artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y al Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.

El registro salarial debe, en líneas generales, comprender al menos 3 conceptos que atañen la manera en la que se componen las nóminas de la organización y cuál es la retribución final que recibe cada trabajador:

• Valores salariales medios.
• Valores promedio de los complementos salariales.
• Valores medios de las percepciones extrasalariales.

Su finalidad es garantizar la transparencia retributiva y detectar posibles brechas salariales injustificadas entre mujeres y hombres. En empresas de más de 50 trabajadores, este registro forma parte de la auditoría retributiva vinculada al Plan de Igualdad.

La preparación de este informe es un servicio que prestamos desde Ascofi pero que no está incluido en la iguala recurrente. El ministerio pone a disposición de las empresas una guía y herramienta básica para su elaboración en el siguiente enlace y nosotros os facilitaríamos el resumen anual de las percepciones recibidas. En caso de querer que lo gestionemos desde Ascofi Berria podéis escribirnos a laboral@ascofiberria.es e iremos presupuestándolos y enviándolos en orden de petición. 

 

1. SEGUROS DE CONVENIO OBLIGATORIOS.

Algunos convenios colectivos establecen la obligación de que las empresas contraten seguros específicos para su personal, con condiciones y coberturas mínimas que deben respetarse.

Por ejemplo, el Convenio Colectivo sectorial de Industria Siderometalúrgica de Bizkaia (código convenio 48001985011981) que en su artículo 34 regula:

“Las empresas afectadas por este Convenio, concertarán a favor de sus personas trabajadoras un Seguro de Accidentes de Trabajo, con las siguientes coberturas:

— 28.000 euros. En caso de muerte derivada de accidente de trabajo.

— 28.000 euros. En caso de Incapacidad Permanente Total, derivada de accidente de trabajo.

— 28.000 euros. En caso de Incapacidad Permanente Absoluta y Gran Invalidez, derivada de accidente de trabajo.

Estas coberturas no son acumulables y son incompatibles entre sí. En los casos de Incapacidad Permanente Total, Incapacidad Permanente Absoluta y Gran Invalidez antes indicados, la fecha del hecho causante, a todos los efectos, será la del accidente de trabajo.”

Asimismo, el Convenio Colectivo del Sector de Limpieza de Edificios y Locales de Bizkaia (código 48000955011981) establece que:

“Todas las empresas afectadas por el presente convenio tendrán póliza de seguro de

accidentes laborales o «in itinere» que cubran:

— Muerte del trabajador/a, invalidez total, absoluta o gran invalidez del trabajador/a.

Los importes del año 2025 fueron:

Las cuantías y coberturas pueden variar según el convenio aplicable, por lo que es importante revisar el texto vigente para asegurar el cumplimiento de esta obligación.

 

1. CUMPLIR CON LA LOPD

Todas las empresas, con independencia de su tamaño o actividad, están obligadas a cumplir con la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Esto implica contar con una política de protección de datos correctamente implantada, que contemple aspectos como: la identificación legal de la empresa en la página web, la inclusión de cláusulas informativas en los contratos con trabajadores, clientes y proveedores, y la referencia a dicha política en las firmas de correo electrónico y comunicaciones corporativas.

Desde Ascofi Berria podemos poneros en contacto con empresas especializadas para ayudaros a implantar o actualizar vuestro sistema de protección de datos y asegurar el cumplimiento normativo completo.

 

1. FORMACIONES OBLIGATORIAS:

La formación de las personas trabajadoras es una obligación legal del empresario. Estas formaciones buscan garantizar la seguridad, la igualdad y el cumplimiento normativo dentro de la organización.

1. Curso de Prevención de Riesgos Laborales (hay cursos más específicos para las empresas con convenio de construcción y/o sidero, por ejemplo).

1. 1. Curso de Protección integral contra las violencias sexuales. Incluye Plan LGTBI.
   2. Protocolo de Acoso Laboral y, a tal efecto, recibir la formación adecuada para que todo el personal trabajador sepa cómo actuar.
   3. Curso sobre el RGLOPD (Reglamento General de Protección de Datos).
   4. Curso de Primeros Auxilios (hay veces que lo dan junto el de PRL).

Adicionalmente existen formaciones adicionales obligatorias vinculadas a las actividades, como por ejemplo en el sector hostelero tener el certificado de manipulador de alimentos.

Desde Ascofi Berria podemos poneros en contacto con diferentes proveedores de formación para encontrar el servicio que más se ajuste a vuestras necesidades y os informen de manera personalizada sobre toda la formación obligatoria que deberían recibir vuestros trabajadores.

 

1. COMUNICAR LA APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO.

La obligación de comunicar la apertura del centro de trabajo corresponde al empresario, sea cual sea la actividad que desarrolle, con independencia de otras comunicaciones o autorizaciones que deban realizarse ante diferentes organismos. Esta obligación se establece conforme al Anexo del Real Decreto-ley 1/1986, de 14 de marzo, y la normativa vigente aplicable en cada comunidad autónoma.

En el País Vasco, la comunicación puede realizarse de forma telemática a través del siguiente enlace. En el resto de las comunidades autónomas, también existen plataformas específicas para efectuar este trámite electrónico.

Al igual que con los registros retributivos y otras obligaciones laborales, desde Ascofi Berria podemos gestionar esta comunicación en nombre de vuestra empresa, garantizando el cumplimiento normativo y evitando posibles sanciones.

 

1. DESCONEXIÓN DIGITAL

El derecho a la desconexión digital se reconoce en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y tiene como finalidad garantizar el respeto al tiempo de descanso, permisos y vacaciones de las personas trabajadoras, así como su vida personal y familiar.

Las empresas están obligadas a elaborar una política interna que defina las modalidades de ejercicio de este derecho, tras un proceso de audiencia con la representación legal de las personas trabajadoras. Dicha política debe incluir acciones de formación y sensibilización sobre el uso razonable de las herramientas tecnológicas para evitar el riesgo de fatiga informática.

La Inspección verificará que las empresas cuenten con esta política de desconexión digital documentada, especialmente en los casos de teletrabajo o trabajo híbrido.

Adicionalmente, en empresas de más de 50 trabajadores:

 

1. PLAN DE IGUALDAD

La elaboración e implantación del Plan de Igualdad en las empresas puede tener carácter obligatorio o voluntario, según lo establecido en la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, y en el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro.

Será obligatorio disponer de un Plan de Igualdad en los siguientes supuestos:

• Cuando la empresa cuente con 50 o más personas trabajadoras en plantilla.
• Cuando así lo establezca el convenio colectivo aplicable.
• Cuando la autoridad laboral lo determine como medida sustitutiva de sanciones en un procedimiento sancionador.

Además, la inscripción del Plan de Igualdad en el Registro Público de Planes de Igualdad (REGCON) es un requisito indispensable para que se considere correctamente implantado.

Las empresas obligadas que no dispongan de un plan inscrito no podrán aplicar bonificaciones o beneficios en la contratación.

Estos planes deben ser revisados y actualizados cada cuatro años, o antes si se producen cambios relevantes en la estructura o condiciones de la empresa.

Desde Ascofi Berria, recomendamos que la elaboración e implantación del Plan de Igualdad sea realizada por consultoras especializadas en igualdad, que garanticen el cumplimiento normativo y la correcta aplicación de la metodología de diagnóstico y medidas.

También sugerimos consultar con el servicio de prevención ajeno, ya que algunas entidades incluyen este servicio dentro de su oferta.

Podemos poneros en contacto con diferentes empresas para encontrar el proveedor que mejor se adapte a vuestras necesidades.

 

1. AUDITORIA RETRIBUTIVA

El Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres, establece que las empresas obligadas a disponer de un Plan de Igualdad deben realizar también una Auditoría Retributiva.

Su objetivo es garantizar la igualdad salarial entre mujeres y hombres, identificar posibles brechas retributivas injustificadas y establecer medidas para corregirlas.

No disponer del Plan de Igualdad ni de la Auditoría Retributiva puede conllevar sanciones económicas importantes, la pérdida de ayudas o bonificaciones y la imposibilidad de contratar con la Administración Pública.

 

1. RESERVA DEL 2% DE EMPLERO DE PERSONAL CON UNA DISCAPACIDAD RECONOCIDA DEL MÍNIMO 33%.

Las empresas con 50 o más personas trabajadoras están obligadas, según el artículo 42 del Real Decreto Legislativo 1/2013, a reservar al menos el 2% de su plantilla para personas con discapacidad con un grado igual o superior al 33%.

Si no es posible cumplir esta obligación de forma directa por causas organizativas, productivas o técnicas, la empresa puede acogerse a medidas alternativas reguladas por el Real Decreto 364/2005, previa autorización de excepcionalidad por parte del servicio público de empleo. Entre estas medidas se incluyen:

• Contratar bienes o servicios a Centros Especiales de Empleo o autónomos con discapacidad.
• Realizar donaciones o patrocinios a entidades dedicadas a la inserción laboral.
• Establecer enclaves laborales con Centros Especiales de Empleo.

 

13. CANAL DE DENUNCIAS

De acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, las empresas con 50 o más personas trabajadoras deben disponer de un Canal Interno de Información o Canal de Denuncias que permita comunicar, de forma confidencial y segura, posibles infracciones normativas o conductas irregulares dentro de la organización.

El sistema debe garantizar la confidencialidad, la protección del informante y el anonimato, además de contar con un responsable de gestión y un procedimiento interno de investigación y respuesta.