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ASCOFI BERRIA 4.0 – 2022; El año de la transformación digital en nuestro despacho

 

La adaptación a los nuevos tiempos que corren, es un hecho inevitable para todo tipo de sectores, y en nuestro sector, es sin duda casi una obligación adaptar los servicios que ofrecemos a nuestros clientes, a las necesidades de las nuevas tecnologías.

Por ello, a pesar de llevar varios años intentando amoldar nuestros sistemas de trabajo, será en 2022 el año en el que nos hemos propuesto completar el ciclo llevando a cabo una serie de mejoras detalladas entre las que destacamos:

 

CANALES DE COMUNICACIÓN:

Ofrecemos diversos canales de comunicación con nuestros clientes y futuros clientes. A los ya habituales de mail y teléfono, hemos potenciado el uso de nuevos canales de comunicación como Whatsapp, Skype, Teams o Google Meets, envío de boletines informativos, artículos en nuestro blog, así como formularios de contacto y chat directo en nuestra web y diversos métodos de contacto en nuestras redes sociales, entre los que vamos a destacar la divulgación de contenido en formato video en nuestro canal de Youtube.

 

REPOSITORIO DOCUMENTAL DIGITAL; OBJETIVO CERO PAPEL:

Desde hace años hemos buscado soluciones para conseguir el difícil objetivo de hacer desaparecer el papel de nuestras oficinas. En primer lugar, hemos minorado la cantidad de documentos en soporte físico que almacenamos en nuestras tareas diarias, optando por la digitalización y almacenamiento de documentos en servidores físicos y virtuales. En segundo lugar, hemos intentado educar a nuestros clientes hacia el uso eficaz de la tecnología para incentivar que los documentos que nos hacen llegar sean en formato digital.

Para ello, potenciamos el envío de documentación digitalizada a través de los canales habituales de comunicación, y ofrecemos soluciones para momentos puntuales de envío masivo de documentos como por ejemplo los periodos de contabilización de facturas. En este último punto, tras haber probado varias plataformas como «parches» temporales (Google Drive, Dropbox, etc…), hemos encontrado en la aplicación de intranet de DIAMAWEB de COMERALIA, la solución definitiva para poder automatizar la comunicación con los clientes de forma segura, en los procesos de envío y recepción de documentos que generan el resto de nuestras aplicaciones (impuestos, nóminas, facturas, etc.), así como el método efectivo para que nuestros clientes puedan hacernos llegar de manera protegida toda la documentación que sea necesaria. Además a corto – medio plazo, esta aplicación también nos ofrecerá la solución de «portal del empleado» para nuestros clientes y sus empleados.

Otra de las soluciones que vamos a implementar en colaboración con nuestros clientes, es el uso de la aplicación FREEME que digitaliza mediante OCR los tickets y facturas de los clientes y permite a los gestores del departamento contable/fiscal, acceder en la nube, revisar, contabilizar y exportar esa información a nuestro software contable.

 

ADAPTACIÓN SOFTWARE DESPACHO:

Desde hace varios años, hemos realizado una migración de nuestros programas informáticos para trabajar con los software de COMERALIA paulatinamente. Así, años atrás comenzamos con la migración contable/fiscal al programa de DIAMACON, (el cual sin duda alguna fue un gran avance para la gestión diaria de la contabilidad e impuestos de nuestros clientes), la implantación del CRM de gestión a través de DIAMAGES (para la gestión interna diaria del despacho y para las tareas de facturación) y la anteriormente mencionada aplicación de DIAMAWEB para la gestión documental con nuestros clientes. A todo lo anterior, hemos de añadir en 2022 el uso del módulo laboral de DIAMALAB, para tener bajo una misma plataforma un software de gestión laboral que esté conectado al resto de aplicaciones de los diferentes departamentos del despacho.

 

TICKETBAI:

Sin duda alguna, nuestro gran caballo de batalla en el año 2022. Llevamos meses formándonos e informando a nuestros clientes sobre las novedades que supone para el contribuyente la adhesión al nuevo sistema de facturación de las haciendas forales de Ticketbai, y en el caso de Bizkaia, de explicar en qué consiste BATUZ.

De esta manera, nuestros clientes no sólo han tenido información de primera mano y actualizada sobre esta gran novedad, sino que además, les hemos ofrecido soluciones para que en caso de que estuvieran interesados en adherirse voluntariamente antes del periodo obligatorio, pudieran cumplir los requisitos técnicos para poder adaptarse al sistema con total garantía.

Además, nos ha abierto la puerta a poder ofrecer a nuestros clientes un nuevo servicio de facturación, ya sea cediéndoles nuestras licencias del software de facturación DIAMAGES CLIENTE, o realizando nosotros directamente las tareas de facturación de sus actividades desde nuestro despacho.

 

SOLUCIONES TRANSFORMACIÓN DIGITAL PARA NUESTROS CLIENTES:

Nada de lo anteriormente expuesto tendría sentido, si no nos propusiéramos hacer partícipes a nuestros clientes de este proceso de transformación digital. Para ello, además de educarles en este proceso, hemos buscado colaboradores como BTO DIGITAL o FRIKITEK entre otros, que desarrollan proyectos de marketing y transformación digital de los servicios de nuestros clientes.

Además, dentro de los servicios de gestión de ayudas y subvenciones a nuestros clientes, estamos al día de las diferentes ayudas para autónomos y pymes de transformación digital e i+d a las que pudieran optar.

 

Todo lo anterior, evidencia un proceso de cambio y readaptación de procedimientos internos y externos con nuestros clientes, que sin duda alguna, a pesar de suponer un gran reto nos motiva y nos afianza la idea de que todo este trabajo nos servirá para anticiparnos al cambio antes de que sea tarde.

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